Struktur Organisasi

 

Struktur organisasi PIU IDB UM meliputi Direktur, Wakil Direktur, Tim Reviu Teknis, Direktur Eksekutif, Sekretaris Eksekutif, 3 (tiga) PIC, dan ditunjang oleh staff pendukung dan staff umum. Dalam konteks proyek IDB 4in1, Direktur Eksekutif memiliki garis koordinasi langsung dengan Project Management Unit (PMU).
Direktur Eksekutif ditunjuk oleh Direktur, yang dalam hal ini adalah Rektor UM, dan dia akan memikul tanggung jawab menjalankan proyek sesuai dengan ketentuan dan peraturan Pemerintah Indonesia dan IDB. Tanggung jawab Direktur Eksekutif adalah:
1. Mengarahkan dan mengkoordinasikan PIU
2. Merumuskan rencana kerja dan kegiatan proyek
3. Menyiapkan laporan teknis proyek untuk disampaikan kepada PMU;
4. Menyiapkan pertemuan periodik antara anggota PIU.
5. Mengendalikan kegiatan proyek sesuai dengan pedoman Pemerintah Indonesia dan IDB;
6. Bertindak sebagai mentor dan membantu anggota PIU dalam mencapai tujuan proyek mereka secara efisien.
7. Melakukan komunikasi dengan PMU.
8. Melakukan verifikasi dan menyetujui semua dokumen sebelum disampaikan kepada PMU dan semua pihak yang terkait.

Dalam menjalankan aktivitas sehari-hari di kantor, Direktur Eksekutif dibantu oleh Sekretaris Eksekutif. Tugas dari Sekretaris Eksekutif adalah:
1. Melakukan semua tugas yang diberikan oleh Direktur Eksekutif,
2. Melakukan koordinasi antara unit-unit di bawah tanggung jawabnya,
3. Mengelola semua hal yang berkaitan dengan sekretariat proyek.
4. Mengelola semua dokumentasi proyek, persediaan, dan korespondensi.
5. Bersama dengan Direktur Eksekutif, bertanggung jawab dalam mengelola proyek sesuai dengan pedoman dari IDB.

Di bawah koodinasi Direktur Eksekutif, terdapat lima Person In Charge (PIC), yakni PIC Pengadaan, PIC Keuangan, PIC Program, PIC Civil Work, dan PIC Monitoring dan Evaluasi. Secara umum PIC Pengadaan bertanggung jawab untuk penyusunan prosedur operasi standar untuk proses tender, koordinasi penyusunan dokumen pengadaan, dan meninjau dokumen penawaran. PIC Keuangan bertanggung jawab dalam penyusunan prosedur operasi standar dalam penarikan dana dari IDB dan Pemerintah Indonesia, mengatur pencairan dana dalam waktu sesuai dengan jadwal kegiatan di PIU, dan menyiapkan format laporan keuangan. PIC Program akan bertanggung jawab dengan format dan prosedur operasi standar program-program pembangunan dan kegiatan di tingkat universitas. Tugas PIC Program mengembangkan koordinasi dengan satuan kerja dalam program pengembangan kurikulum, program pengembangan staf, dan program-program hibah penelitian. Tugas PIC Civil Work adalah mengkoordinasikan pelaksanaan pembangunan gedung mulai tahap perencanaan sampai pelaksanaan pembangunan gedung. PIC Monitoring dan Evaluasi bertanggungjawab dalam pelaksanaan monitoring dan evaluasi proyek mulai awal hingga akhir berdasarkan pedoman IDB/GOI.

Para PIC tersebut dibantu oleh sejumlah staff pendukung dengan spesifikasi masing-masing, yakni bidang pengembangan kurikulum, research grant, staff development, pengadaan, keuangan, dan kesekretariatan. Sementara itu, untuk melancarkan tugas kesekretariatan PIU sehari-hari, terdapat dua anggota staff umum.